PRIVACYREGLEMENT
COÖPERATE DUURZAAM MAASGOUW U.A
De bescherming van persoonsgegevens is een grondrecht dat in het Handvest van de grondrechten van de Europese Unie en het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie is vastgelegd. De Algemene verordening gegevensbescherming (‘AVG’), is een Europese wet die de bescherming van dit grondrecht regelt. De Verordening is vanaf 25 mei 2018 rechtstreeks toepasselijk in de hele Europese Unie en vervangt de Nederlandse Wet bescherming persoonsgegevens.
De Coöperatie Duurzaam Maasgouw U.A. . – in het vervolg van dit document CDM genoemd – is in juridische zin verwerkingsverantwoordelijk voor de geregistreerde gegevens.
De CDM gebruikt uw gegevens uitsluitend en alleen ten behoeve van
• de ledenadministratie,
• de financiële administratie en
• om u als lid van de coöperatie desgewenst te informeren over doelstelling- en activiteiten- gerelateerde onderwerpen en ontwikkelingen.
In geval u opdracht geeft voor het maken van een technisch advies, zoals een Energie Transitie Advies Maasgouw (ETAM), verstrekt u de benodigde en/of beschikbare technische gegevens over het woonhuis (of woongebouw, pand, etc.) en/of installaties.
CONTACT- en PERSOONSGEGEVENS
De benodigde gegevens voor hiervoor nodig heeft zijn de volgende:
• Aanhef: dhr, mevr. —
• Voor- en achternaam * :
• Adresgegevens*:
o straat, huisnummer:
o postcode :
o woonplaats :
• Telefoonnummer(s) *:
• E-mailadres *:
• Banknummer:
* ) verplichte gegevens
De verwerkingsverantwoordelijke neemt alle redelijke maatregelen om ervoor te zorgen dat de gegevens correct en actueel zijn. Gegevens die dat niet (meer) zijn, worden gewist of gecorrigeerd.
De secretaris en de penningmeester zijn de verwerkers van deze categorie gegevens.
GEBRUIK PERSOONSGEGEVENS
Het is beleid van de CDM om haar correspondentie en administratieve zaken zoveel mogelijk elektronisch af te wikkelen. Daarom vragen we uw e-mailadres. Wij versturen alle e-mail als “blind copy” (bcc), waarmee uw e–mailadres niet zichtbaar wordt voor anderen.
Een via de website verstuurd formulier, melding of verzoek zullen we met een ontvangstmelding bevestigen, waarmee we willen controleren of u daadwerkelijk de afzender bent.
Uw contactgegevens gebruiken we ook om u, met uw instemming, te kunnen berichten over onze activiteiten, mededelingen en aankondigingen, nieuws en inhoudelijke veranderingen op de website van de coöperatie en in algemene zin, indien nodig om onze dienstverlening te kunnen uitvoeren. U kunt kenbaar maken op welke berichtgeving (mededelingen en aankondigingen, nieuws en inhoudelijke veranderingen op de website ) u geen prijs stelt.
De CDM gebruikt uw persoonsgegevens alleen voor de duur van uw lidmaatschap. Indien het lidmaatschap wordt beëindigd worden uw persoonsgegevens uit de actuele ledenlijst verwijderd.
In verband met wettelijke bepalingen in zake de financiële administratie moet CDM uw gegevens nog 7 jaar bewaren.
BEVEILIGING PERSOONSGEGEVENS
De CDM neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Persoonsgegevens staan niet online en zijn niet opgeslagen in een cloud.
De verwerkers van de persoonsgegevens zijn daarvoor geautoriseerd door het bestuur van de CDM en hebben een geheimhoudingsverklaring hieromtrent ondertekend.
Het gebruik van de persoonsgegevens is vastgelegd in een duidelijke gedocumenteerde procedure en de CDM hanteert een register met een overzicht hoe persoonsgegevens verwerkt en beschermd worden. Dit kan op aanvraag ingezien worden.
De CDM gebruikt een beveiligde e-mail server, met de meest recente beveiligingstechnieken en dat geldt ook voor de website die beveiligd is met een SSL certificaat (https) waardoor een geauthentiseerde en versleutelde verbinding wordt gerealiseerd tussen u als gebruiker en de server waarop de website toegankelijk is.
Mail- en Web- hosting is vastgelegd in een gebruikersovereenkomst conform de regels van de AVG. Persoonlijke gegevens die u bij aanmelden via de website invoert worden per e-mail direct doorgestuurd naar de geautoriseerde verwerker en worden verder niet opgeslagen op de site.
TECHNISCHE GEGEVENS
Op uw verzoek maken wij een Energiescan (of ETAM, Energie Transitie Advies Maasgouw) waarvoor wij gegevens van het object(woonhuis, woongebouw, etc. nodig hebben, zoals vastgelegd in het Intake-formulier.
De verwerkers van de technische gegevens zijn de daarvoor door het bestuur van de CDM geautoriseerde ETAM adviseurs. De ETAM adviseurs hebben een geheimhoudingsverklaring hieromtrent ondertekend.
Verstrekte tekeningen en/of specificaties van installaties worden z.s.m. geretourneerd aan de opdrachtgever.
De gerapporteerde adviezen worden elektronisch gearchiveerd bij het secretariaat van de coöperatie voor een periode van 3 jaar.
UW GEGEVENS INZIEN, BEZWAREN, KLACHTEN
U heeft het recht om uw door ons geregistreerde gegevens in te zien, te corrigeren of te laten verwijderen.
Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, of een klacht heeft, neem dan contact met ons op via info@coopduurzaammaasgouw.nl .
Tenslotte moeten we u attenderen op uw recht een klacht in te dienen over onze verwerking van uw persoonsgegevens bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Opgesteld d.d. 01-12-2018, Maasgouw
Goedkeuring door de Algemene Leden Vergadering van de CDM d.d.
Dit privacy reglement is opgesteld op basis van en onder verwijzing naar de Handleiding Algemene Verordening Gegevensbescherming.– Een uitgave van het Ministerie van Justitie en Veiligheid.
